某軟件公司昔日風光無限，市場迅猛擴張，銷售業(yè)績驕人。如今該公司卻陷入困境，業(yè)績急劇下滑，令人堪憂。雖然該公司總部不設于北京，但其光盤代理生產(chǎn)廠卻位于北京。令人費解的是，該公司竟將母盤留于北京，且未與光盤生產(chǎn)廠家建立嚴密的合作協(xié)議，缺乏書面合同及規(guī)范的票務管理制度。
由于缺乏系統(tǒng)的票務管理機制，該公司很快暴露出諸多問題。從兩個典型案例中，可窺見當時公司問題的嚴重性。
事件一：公司會計接到光盤代理生產(chǎn)廠的電話，稱有公司業(yè)務員在未告知公司的情況下壓盤并要求生產(chǎn)費用寄付。會計查證后確認此事屬實，但業(yè)務員卻未向公司報備此事并截留了相關款項。由于缺少規(guī)范的票務管理制度，這種情況時有發(fā)生，給公司帶來了重大損失。
事件二：關于貸款轉(zhuǎn)賬的問題，公司未按正常操作程序要求業(yè)務員將貸款轉(zhuǎn)至指定賬戶。由于缺乏監(jiān)控和規(guī)范的票務管理，投機者有機可乘，導致一筆貸款被業(yè)務員帶走，給公司造成了損失。
深入分析發(fā)現(xiàn)，票務管理貫穿公司發(fā)展的始終，無論是初創(chuàng)階段還是發(fā)展鼎盛時期，甚至是衰落期，票務管理都是企業(yè)的命脈。在思考這些悲情商場故事時，人們往往關注老總在關鍵時刻的錯誤決策，卻忽視了諸如票務管理這樣的細節(jié)問題。正是這些細節(jié)問題往往成為企業(yè)失敗的。對于上述兩家公司而言，其失敗的根本原因在于票務管理制度的缺失。
針對A公司存在的問題，應從以下幾個方面著手解決：
一、不宜將母盤留在北京或?qū)⒛副P留京需與生產(chǎn)廠家建立嚴密的協(xié)定，制定一套約束彼此的規(guī)章制度和票務管理章程。
二、加強內(nèi)部票務管理制度建設，任何人不得僅憑電話就在代理廠家生產(chǎn)光盤，必須有嚴格的合同和票據(jù)管理制度。
三、規(guī)范貸款轉(zhuǎn)賬流程，建立正常的操作程序和票務管理監(jiān)控機制，防止業(yè)務員截留公司收入。
四、老總需了解票據(jù)管理的重要性，從以下五個方面著手改進：
1. 建立嚴格的票據(jù)管理制度，確保付款有單據(jù)，業(yè)務員付款給印盤廠、提貸付款均須有票據(jù)。
2. 加強對庫管的認識和重視，建立規(guī)范的入庫單據(jù)簽字流程。
3. 與光盤代理生產(chǎn)廠家簽訂書面合同，建立健全的票據(jù)管理制度。
4. 明白發(fā)票的作用和意義，不得憑關系隨意開出發(fā)票作為憑證。
5. 重視會計的重要性，聘請專業(yè)且懂票據(jù)管理的人員擔任會計職務。
公司A遭遇的兩大事件
事件一：公司會計接到光盤代理生產(chǎn)廠家的電話，詢問是否有人到廠家壓盤并請求支付生產(chǎn)費用。會計對此感到疑惑，因為公司并未進行過此類操作。經(jīng)進一步核實，發(fā)現(xiàn)真的有業(yè)務員未經(jīng)授權就進行了壓盤操作，并欠下了費用。這種情況對公司的利益造成了損失，也影響了公司的風氣，使得其他員工產(chǎn)生了動搖。
事件二：關于貸款轉(zhuǎn)賬的問題，公司本應按照正常操作程序要求業(yè)務員將貸款轉(zhuǎn)到指定賬戶。由于某些管理上的疏忽，業(yè)務員將貸款支付給了印盤廠并未進行報賬，導致公司無法追蹤貸款的流向。公司存在貸款被業(yè)務員私自挪用的情況，這主要是由于公司內(nèi)部票務管理制度的不健全，以及對業(yè)務員的貸款缺乏監(jiān)控機制所致。這種不透明的財務操作給投機分子提供了機會，對公司造成了巨大的經(jīng)濟損失。
深入分析
票務管理是貫穿公司發(fā)展的核心環(huán)節(jié)，無論是初創(chuàng)階段還是發(fā)展高峰期，甚至是衰落期，票務管理的成敗直接關系到企業(yè)的生死存亡。對于公司A而言，其存在的問題主要包括以下幾個方面：
一、對于不在本地的公司來說，與在北京的光盤代理生產(chǎn)廠家合作時，應建立嚴密的協(xié)議和票務管理制度，避免母盤留存在異地帶來的風險。
二、公司內(nèi)部票務管理制度不完善，任何人都可以通過電話在代理廠家生產(chǎn)光盤，導致光盤出廠價與市場價的巨大差異，存在業(yè)務員壓盤后只給予壓盤費而截留公司收入的情況。
三、貸款轉(zhuǎn)賬流程不規(guī)范，缺乏正常的操作程序和票務管理，公司對業(yè)務員的貸款缺乏監(jiān)控。這種情況使得投機分子有機會利用漏洞謀取私利。
四、公司高層對票據(jù)管理的重要性認識不足，體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 缺乏嚴格的票據(jù)管理制度，業(yè)務員付款給印盤廠和提貸付款時沒有票據(jù)，導致公司的營銷情況無法被有效監(jiān)控。
2. 對庫管的認識不夠，入庫流程不規(guī)范，僅憑發(fā)票就能入庫，打亂了票據(jù)管理的規(guī)范。
3. 與光盤代理生產(chǎn)廠家沒有書面合同，僅憑電話就進行生產(chǎn)，缺乏健全的票據(jù)管理制度。
針對公司B的問題，主要存在于夫妻二人同時擔任重要職務的情況。夫妻在民法上被視為一體，同時負責這兩個工作不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范。會計和出納的職務由同一人擔任也極易出現(xiàn)作弊情況。權力需要制衡，這是企業(yè)管理的基本原則。
解決方案
任何公司或企業(yè)在發(fā)展過程中都會面臨困難，關鍵在于如何直面并解決困難。對于公司A來說，應從以下幾個方面入手解決票務管理問題：
一、加強母盤管理，制定與生產(chǎn)廠家之間的嚴密協(xié)定和票據(jù)管理章程。
二、規(guī)范貸款轉(zhuǎn)賬流程，要求業(yè)務員按正常操作程序?qū)①J款轉(zhuǎn)到指定賬戶，并建立完善的票據(jù)管理制度。
三、與光盤代理生產(chǎn)廠家簽訂書面合同，確保生產(chǎn)光盤的流程和費用有明確的票據(jù)為證。
五、構建規(guī)范化市場運作體系與信息流通機制，并建立一個業(yè)務員評價體系。任何業(yè)務行為都將被記錄存檔，即使業(yè)務員離開公司，其行為信息仍可能被其他公司獲取。業(yè)務員應首先對自己的行為負責。盡管當前我國尚未完善這種信息流通體制，但隨著時間推移，這種業(yè)務員評價體系的建立將使人才選拔手段與觀念更加標準化，并有利于公司的發(fā)展。
對于公司B，我們需要從以下幾個方面進行改進：
一、設立專職營業(yè)人員，規(guī)定定期盤存制度，并請專家制定相應的營業(yè)規(guī)范。
二、建立嚴格的管理制度，特別是在藥品出入庫流程上，確保沒有適當?shù)某鋈霂靻尾坏蒙米阅萌∷幤?。用制度管理人而非人為管理。從庫管角度看，負責盤存時需要考慮的是誰應對后果負責，無論是誰拿藥。
三、建立權力制衡機制，在關鍵崗位上避免矛盾與重疊。
舉例說明：
案例一：
某遼寧集團公司因人事管理漏洞，公章管理不嚴密，被內(nèi)部員工擅自使用公章簽訂合同，造成重大損失，一直陷入官司糾紛，最終宣布破產(chǎn)。
案例二：
廣東某公司原高管跳槽自創(chuàng)企業(yè)，并在行業(yè)內(nèi)小有名氣。隨著業(yè)務擴展，員工隊伍和產(chǎn)能大幅上升，但管理層面臨諸多挑戰(zhàn)。某業(yè)務員入職僅兩個月即負責大訂單處理，因處理不當直接影響收款。新員工因交貨壓力提前上崗，但因中層管理人員不足和質(zhì)量管理體系不完善，無法掌握產(chǎn)品質(zhì)量標準，生產(chǎn)大量次品未被及時發(fā)現(xiàn)而混入大貨中。客戶投訴和索賠頻發(fā)，企業(yè)聲譽嚴重受損，訂單流失，最終破產(chǎn)。
這個案例強調(diào)了人事管理的重要性，因為企業(yè)管理機制的完善都是建立在人事管理基礎之上的。如果新員工入職有良好培訓和考核過程，人事上有協(xié)調(diào)作用，企業(yè)問題不會那么嚴重。
還需注意管理中的其他現(xiàn)象和問題，如領導對過程的不了解導致的效率低下、被動現(xiàn)象中的信息獲取困難、隨意現(xiàn)象中的工作混亂與浪費、十二月現(xiàn)象中的年終突擊表現(xiàn)、振臂一呼現(xiàn)象中的應付與浮夸、人性中的高估現(xiàn)象以及天高皇帝遠現(xiàn)象中的分支機構管理難題等。
為解決這些問題，我們需要實施*管理，將計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、管理技術與中華文化相結(jié)合，產(chǎn)生一種可操作的具體管理模式，逐步解決企業(yè)管理中的問題與現(xiàn)象。可操作的*管理論的定義是……將上述各種技術與思想融合在相應的軟件中，真正實現(xiàn)可操作，逐步解決企業(yè)管理中的各種問題。
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