財務(wù)部門的規(guī)章制度與職能操作
第一部分：財務(wù)部門的職能及人員職責(zé)概述
一、財務(wù)部門的職能：
1. 嚴(yán)格遵守國家財務(wù)法律法規(guī)，建立并維護(hù)公司的財務(wù)管理體系。
2. 制定財務(wù)計劃，強(qiáng)化經(jīng)營管理，及時反映財務(wù)計劃的執(zhí)行情況。
3. 為公司提供財務(wù)服務(wù)，助力公司取得優(yōu)良經(jīng)濟(jì)效益。
4. 合理分配資金，節(jié)約成本，按時完成稅款及管理費用的繳納。
5. 向相關(guān)部門如實反映公司財務(wù)狀況。
6. 堅決執(zhí)行財務(wù)制度，杜絕不合理、不合法的支出。
7. 完成公司交辦的其他任務(wù)。
二、會計職責(zé)：
1. 按照國家會計制度進(jìn)行日常會計核算，確保賬目清晰、手續(xù)完備。
2. 妥善設(shè)置會計核算程序，合理使用會計科目，完成記賬、結(jié)賬、報賬工作。
3. 嚴(yán)格執(zhí)行《會計法》和國家財務(wù)制度，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督。
4. 保管好憑證、賬簿、報表等檔案資料，并及時整理歸檔。
5. 嚴(yán)格報支手續(xù)，不得隨意支付和進(jìn)賬。
6. 協(xié)助各工地建立實物臺帳，定期進(jìn)行盤查。
7. 遵守職業(yè)道德規(guī)范，保護(hù)財務(wù)機(jī)密。
8. 每月、每年度結(jié)束時，編制準(zhǔn)確、完整的會計報表，并對費用、成本進(jìn)行分析。
三、出納職責(zé)：
1. 執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，根據(jù)審核簽字的收付款憑證辦理款項收付。
2. 建立現(xiàn)金賬目，嚴(yán)格審核現(xiàn)金收付憑證。
3. 在日常款項支付時，把好報支關(guān)，拒絕不合規(guī)的票據(jù)。
4. 每日核對現(xiàn)金余額與賬目，保證帳款相符。
5. 每月與銀行對賬，如有未達(dá)賬項，編制調(diào)節(jié)表。
6. 定期編制現(xiàn)金流量表報告。
7. 管理資金，及時向總經(jīng)理報告資金情況。
8. 妥善保管原始票據(jù)、日記帳等財務(wù)資料。
第二部分：財務(wù)工作管理
一、財務(wù)管理基本制度：
1. 會計年度遵循公歷日期。
2. 會計憑證、賬簿、報表等必須真實、準(zhǔn)確。
3. 財務(wù)人員辦理會計事項需有原始憑證，并據(jù)此編制記賬憑證。
4. 財務(wù)人員需按規(guī)范建賬、記賬、結(jié)算，并按月編制會計報表。
5. 財務(wù)人員對公司實行會計監(jiān)督，對不真實、不合法的原始票證不予受理。
6. 財務(wù)人員應(yīng)及時核對賬目，做到日清月結(jié)。
7. 建立內(nèi)部稽核制度，做好內(nèi)部審計工作。
8. 財務(wù)人員調(diào)動或離職需辦理交接手續(xù)，由部門主管監(jiān)督交接。
第三部分：資金管理
五、支票支付后，需保留支票存根和發(fā)票，經(jīng)過經(jīng)辦人審核簽字后，前往出納處報銷并登記注銷。
六、財務(wù)人員每月底會根據(jù)“支票領(lǐng)用單”對應(yīng)收款項進(jìn)行轉(zhuǎn)記。工資發(fā)放時，會從領(lǐng)用人工資中扣除相關(guān)費用，若當(dāng)月工資不足，會在之后的月份繼續(xù)扣除。領(lǐng)用人報銷完畢后，再進(jìn)行工資補(bǔ)發(fā)。
二、現(xiàn)金管理規(guī)則
一、必須嚴(yán)格執(zhí)行“現(xiàn)金管理條例”，現(xiàn)金存儲需遵循限額規(guī)定。如遇特殊情況，需向部門主管請示，確保資金安全。
二、嚴(yán)禁坐支現(xiàn)金，不得使用白條抵庫。
三、現(xiàn)金主要用于職工工資結(jié)算、出差人員攜帶的差旅費、個人勞務(wù)報酬以及總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他開支。若可以通過轉(zhuǎn)賬或其他方式結(jié)算，則不得使用現(xiàn)金支付。支付現(xiàn)金時，必須附帶合法、完整的原始憑證。出納人員核實金額和數(shù)量后，填寫現(xiàn)金支出憑證，收款人簽字后方可支付。若代人辦理取款業(yè)務(wù)，代辦人需在取款憑證上同時簽字。
四、若需從銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金，應(yīng)有兩人以上同行。必要時可請求領(lǐng)導(dǎo)提供專車并委派保衛(wèi)人員。
五、出納人員應(yīng)建立現(xiàn)金賬目，詳細(xì)記錄每筆現(xiàn)金支出。賬目應(yīng)日清月結(jié)，每天核對庫存現(xiàn)金，確保賬款相符。
四、會計檔案管理方法
一、本公司的會計憑證、賬簿、報表、文件及其他有價值的資料均應(yīng)存檔保存。
二、會計憑證需按月、按編號順序裝訂成冊，注明時間、起止號數(shù)、單據(jù)數(shù)量，由會計及相關(guān)人員簽字蓋章后歸檔保存。
三、會計賬簿和報表需按年歸檔，指定專人保管。
四、會計檔案不得外帶，如需查閱或復(fù)制，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
五、結(jié)算與審批制度
一、管理費和財務(wù)費的報銷流程
財務(wù)人員需整理好報銷票據(jù)，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。所有報銷憑證最終需總經(jīng)理簽字。會計需審核以下事項：1. 票據(jù)的合法性和真實性；2. 核對數(shù)量和單價，確認(rèn)票物相符；3. 對不符合規(guī)定或手續(xù)不全的憑證不予審批。
二、人工費及材料費結(jié)算
項目負(fù)責(zé)人需收集施工人員開具的工卡、運卡、料卡等，并在財務(wù)聯(lián)簽字。生產(chǎn)副經(jīng)理定期開具“施工結(jié)算單”，經(jīng)技術(shù)員和項目負(fù)責(zé)人簽字后交核算員核算。核算完畢的票據(jù)及時交財務(wù)部門處理。外購材料根據(jù)收料卡或發(fā)貨票進(jìn)行結(jié)算。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假行為，將嚴(yán)肅處理當(dāng)事人并追究項目負(fù)責(zé)人的責(zé)任。
三、借款及其他
公司原則上不予個人借款。如發(fā)生特殊情況如家人疾病、婚禮等，需書面申請并經(jīng)過調(diào)查屬實后方可借款。借款需部門負(fù)責(zé)人審核、綜合辦主任簽字、總經(jīng)理審批，最高限額為5000元。借款人需在辦完事后5日內(nèi)報賬，否則不再借款。長期借款從借款之日起一個月后至年底期間計息，利率為2%。員工工資調(diào)整、福利、獎懲等政策性支出由綜合辦主管審核造冊，總經(jīng)理審批后發(fā)放。項目經(jīng)理的報支需總經(jīng)理審批。
六、出差管理制度
一、為加強(qiáng)出差管理，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)制定此制度。公司員工出差依據(jù)本制度報銷差旅費及補(bǔ)貼費。
二、公司本部員工或項目部員工出差每日補(bǔ)貼工作餐費50元，住宿費一百元。因公出差宴客費用需部門主管同意并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后憑票據(jù)報銷。高級會議或投標(biāo)等因業(yè)務(wù)需要提高住宿標(biāo)準(zhǔn)的需總經(jīng)理批準(zhǔn)后據(jù)實報銷。公司派遣出差的員工可依據(jù)具體規(guī)定報銷交通票據(jù)及相關(guān)票據(jù)。
七、項目部財務(wù)管理
一、項目部資產(chǎn)管理
項目部需按照公司“財務(wù)管理制度”中的資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行管理和核算，建立賬戶并配置專職保管員、采購員和會計。固定資產(chǎn)的購置需提出書面申請并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。固定資產(chǎn)報廢或出售需書面報告公司并經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行，資金上交給公司財務(wù)部。項目部之間的固定資產(chǎn)調(diào)撥需總經(jīng)理同意并簽發(fā)調(diào)撥單，同時結(jié)轉(zhuǎn)資產(chǎn)和資金賬戶。
二、內(nèi)部審計制度
一、公司對項目部每年至少進(jìn)行兩次財務(wù)審計，也可以對具體事項進(jìn)行專門審計。
每次審計結(jié)束后，審計小組應(yīng)將審計報告詳細(xì)撰寫并上報總經(jīng)理，確保審計結(jié)論得到妥善處理。針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，需要根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，提交給總經(jīng)理辦公會議討論決定處理方案。
在財務(wù)紀(jì)律方面，財務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守《會計法》等相關(guān)財經(jīng)法規(guī)。對于表現(xiàn)突出的財務(wù)人員，公司會給予表揚和獎勵；而對于因失職造成不良后果的財務(wù)人員，將會受到相應(yīng)的處罰。
對于財務(wù)人員，如果出現(xiàn)以下情況之一，將給予警告并扣除一個月工資：超出規(guī)定限額使用現(xiàn)金、用不符合規(guī)定的憑證替換銀行存款或庫存現(xiàn)金、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自挪用或借出資金、利用賬戶為其他單位和個人套取現(xiàn)金、將單位款項以個人名義存入銀行等以及其他違反財務(wù)管理辦法的行為。
而對于以下更嚴(yán)重的情況，財務(wù)人員應(yīng)被解聘：造成財務(wù)工作嚴(yán)重混亂、拒絕提供或提交虛假會計憑證、報表、文件資料、偽造、編造會計憑證、賬簿等、利用職務(wù)之便進(jìn)行虛報、冒領(lǐng)、收取賄賂、泄露公司財務(wù)秘密或挪用公款、在工作范圍內(nèi)發(fā)生嚴(yán)重失誤或玩忽職守造成公司經(jīng)濟(jì)損失以及其他瀆職行為和嚴(yán)重錯誤。
對于小企業(yè)來說，雖然規(guī)模較小，但五臟俱全，人際關(guān)系也相對復(fù)雜。由于企業(yè)規(guī)模較小，無法像大企業(yè)那樣進(jìn)行系統(tǒng)化、體系化的分工管理。管理者需要關(guān)注企業(yè)的三個方面：財務(wù)、采購和客戶。確?，F(xiàn)金流入和流出的控制，采購的監(jiān)控以及客戶的掌控。對于其他工作，管理者應(yīng)該適當(dāng)放權(quán)給員工，只需進(jìn)行考績和監(jiān)督。重要的一點是，不要讓員工感覺管理者賺錢容易，也不要讓員工感覺個人價值過大。管理者不應(yīng)該讓員工全面接管工作，而是應(yīng)該分拆核心工作給員工負(fù)責(zé)。對于財務(wù)、人事等關(guān)鍵部門的管理職責(zé)也要明確劃分。例如，董事長代表股東利益，是董事會領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)理是業(yè)務(wù)執(zhí)行負(fù)責(zé)人，財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)提供財務(wù)分析報告等。這樣的分工有助于企業(yè)更好地運營和發(fā)展。 （九州澤天上海市）
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