一、行政辦公基本禮儀培訓 行政辦公人員往往是一個部門的窗口形象，禮儀培訓至關(guān)重要。 1. 儀態(tài)儀表禮儀 - 著裝方面，工作時間著職業(yè)裝或較為正式的服裝，避免奇裝異服。這是因為在辦公環(huán)境中，正式的著裝能夠體現(xiàn)專業(yè)性和對工作的尊重。例如，在與客戶或合作伙伴會面時，得體的著裝有助于給對方留下良好的第一印象。 - 站姿要求抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，身體避免傾斜或靠墻靠門，雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。這樣的站姿給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。 - 行姿應做到行走時步履自然、輕盈、敏捷、穩(wěn)健，上身正直，雙肩平穩(wěn)，不要左右搖晃。正確的行姿在引導訪客或者在辦公區(qū)域走動時，能夠展現(xiàn)出自信和專業(yè)。 - 坐姿上，入座時要輕穩(wěn)，走到座位前，轉(zhuǎn)身后退，輕穩(wěn)坐下。女子裙裝入座時，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時，右腳向后收半步而后站立。 2. 迎送接待禮儀 - 在接待訪客時，無論是迎接還是送別，都有相應的禮儀規(guī)范。例如，在迎接時要保持熱情友好的態(tài)度，主動引導訪客前往目的地。 3. 表情儀態(tài)、手勢儀態(tài) - 表情要保持親和、專業(yè)，手勢也要規(guī)范合理，避免一些不恰當?shù)氖謩?，以免給人造成誤解。 4. 遞接物品、辦公室拜訪禮節(jié)、用餐禮儀等 - 遞接物品時要用雙手，并且要注意物品的方向和位置，這體現(xiàn)了對他人的尊重。辦公室拜訪禮節(jié)包括提前預約、按時到達、敲門進入等基本規(guī)范。用餐禮儀則在涉及商務(wù)宴請等場合時非常重要，例如用餐時的座次安排、餐具的使用等。 5. 電話禮儀 - 行政秘書在接聽電話時要使用標準普通話，禁止使用方言或地方口音嚴重的語言。接聽電話一律回答“您好”（具體公司名稱），聲音要親切，口詞要清楚，并且要使用“您”“請問”“貴姓”“請稍等”“您方便留下電話或姓名嗎？”“我一定幫您轉(zhuǎn)告”等禮貌用語。同時要詢問對方來電目的，按照不同情況進行處理，如客戶咨詢電話要詳細記錄情況并匯總上報，客戶投訴電話要小心轉(zhuǎn)接給客服部，找總經(jīng)理的電話要詢問是否有約并按照總經(jīng)理的指示處理，而且要采用“首問負責制”。
二、函電、郵件和文件處理技能培訓 1. 收發(fā)處理各種函電 - 行政辦公人員需要及時準確地收發(fā)函電。對于收到的函電，要進行分類整理，明確緊急程度和重要性。例如，對于一些來自重要合作伙伴或者上級部門的函電，要優(yōu)先處理。 2. 郵件處理 - 在郵件處理方面，要掌握郵件的格式規(guī)范，包括正確的稱呼、主題的撰寫、正文內(nèi)容的清晰表達等。同時，要學會管理郵件，及時回復重要郵件，對郵件進行歸檔以便日后查詢。 3. 文件處理 - 包括文件的收發(fā)登記、傳閱、保管等。文件的收發(fā)要有詳細的記錄，明確文件的來源和去向。傳閱文件時要按照規(guī)定的順序和時間要求進行，確保文件能夠及時到達相關(guān)人員手中。文件保管要做到安全、有序，便于查找。
三、會務(wù)安排與接洽技能培訓 1. 安排會務(wù) - 從會議的前期準備開始，包括確定會議主題、參會人員、會議時間和地點等。例如，要根據(jù)參會人員的日程安排選擇合適的會議時間，根據(jù)參會人數(shù)選擇合適大小的會議室。 - 會議期間的服務(wù)工作，如會議資料的準備、會議設(shè)備的調(diào)試（如投影儀、麥克風等）、茶水供應等。 - 會議結(jié)束后的清理和總結(jié)工作，例如及時清理會議室，對會議的成果進行總結(jié)并形成會議紀要等。 2. 接洽工作 - 在與外部人員或者其他部門進行接洽時，要明確接洽的目的和任務(wù)。在接洽過程中要保持良好的溝通，準確傳達信息，及時反饋結(jié)果。如果涉及到會議或者活動的接洽，還需要協(xié)調(diào)各方資源，確?；顒拥捻樌M行。必要時還要做好會議記錄和紀要的技能，會議記錄要準確、詳細地記錄會議的主要內(nèi)容、發(fā)言情況等，會議紀要則是對會議結(jié)果的總結(jié)和提煉，以便于后續(xù)的工作開展。
四、文案擬寫與工作報告技能培訓 1. 擬寫通用文案 - 通用文案包括通知、通告、邀請函等。這些文案在格式和語言表達上都有一定的規(guī)范要求。例如，通知要明確通知的對象、事項、時間、地點等要素，語言簡潔明了。 2. 擬寫一般工作報告 - 工作報告要對工作的進展、成果、問題和下一步計劃進行闡述。在擬寫時要做到數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰、語言平實。例如，在匯報項目進展時，要列出具體的完成指標、遇到的困難以及解決措施等。
五、內(nèi)外事務(wù)安排與聯(lián)絡(luò)技能培訓 1. 部門或公司內(nèi)外事務(wù)的安排 - 對于內(nèi)部事務(wù)，要協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，合理安排資源。例如，在組織公司內(nèi)部活動時，要協(xié)調(diào)行政、財務(wù)、人力等多個部門的工作。對于外部事務(wù)，要與合作伙伴、客戶、政府部門等保持良好的聯(lián)系。 2. 聯(lián)絡(luò)工作 - 掌握有效的聯(lián)絡(luò)方式，包括電話、郵件、即時通訊工具等。要及時更新聯(lián)絡(luò)信息，確保能夠與相關(guān)人員順利溝通。在聯(lián)絡(luò)過程中要注意溝通的技巧和態(tài)度，保持禮貌、耐心和專業(yè)。
六、文書檔案管理技能培訓 1. 文書檔案收集 - 要明確哪些文件屬于文書檔案的范疇，及時收集相關(guān)文件。例如，公司的重要文件、合同、報告等都需要進行收集。 2. 整理與歸檔 - 對收集到的文書檔案進行分類整理，按照一定的規(guī)則進行歸檔。例如，可以按照時間、部門、項目等進行分類，便于查找和管理。 3. 管理 - 要建立文書檔案管理制度，明確檔案的借閱、歸還、銷毀等流程。確保文書檔案的安全和完整性，防止檔案丟失或者損壞。
七、辦公設(shè)備管理技能培訓 1. 管理和合理使用電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公設(shè)備 - 對于電腦，要掌握基本的操作技能，如辦公軟件的使用、文件的存儲和備份等。同時要注意電腦的安全，安裝殺毒軟件，防止數(shù)據(jù)泄露。 - 打印機、傳真機、復印機等設(shè)備要掌握正確的操作方法，定期進行維護和保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障，以確保辦公設(shè)備的正常運行。例如，打印機要定期更換墨盒、清理卡紙等。
八、管理事情的能力培訓 1. 工作安排與效率提升 - 行政辦公人員要學會合理安排自己的工作，制定工作計劃和時間表。例如，可以根據(jù)工作的重要性和緊急程度進行排序，優(yōu)先處理重要緊急的工作。同時要不斷尋找提高工作效率的方法，如優(yōu)化工作流程、采用新的辦公工具等。 2. 應對突發(fā)情況 - 在辦公過程中難免會遇到突發(fā)情況，如緊急文件需要處理、設(shè)備突然故障等。行政辦公人員要具備應對突發(fā)情況的能力，能夠迅速做出反應，采取有效的解決措施。 3. 團隊協(xié)作與溝通 - 在行政辦公工作中，經(jīng)常需要與不同部門的人員進行協(xié)作。要掌握良好的溝通技巧，包括傾聽、表達、反饋等。例如，在組織跨部門項目時，要與各部門成員進行充分的溝通，明確各自的職責和任務(wù)，確保項目的順利進行。
轉(zhuǎn)載：http://www.1morechance.cn/zixun_detail/138260.html