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會議管理 培訓課

課程背景
企業(yè)常常有這樣的困惑：
“如何使得在業(yè)務一線的人能提供更多的行動建議，提高高層決策的效率？”
“高層時間寶貴，如何通過會議，協(xié)調重要決策？”
“會議效率低下，討論、延期，再討論、再延期。”
“一次應該重點突出的會議，為什么變成了沒有效率的東拉西扯？”
“會議怎么成了各個部門推諉責任的平臺？”
“公司會議的決定為什么執(zhí)行不力？”
本次培訓就是要解決這些困擾管理者的會議管理問題。由劉大洋博士開發(fā)的這個課程，吸收了現(xiàn)代先進的會議管理理論，再加上劉大洋博士長期擔任國家大型*企業(yè)高層管理者的經驗，為受訓者從理論和實踐兩個方面，講述了開好會議的四大基本原則，對企業(yè)的會議管理具有重要的指導作用。培訓結合一些大型企業(yè)的實踐案例，采用講故事的模式，從戰(zhàn)略類會議、運營類會議和例會三個角度講解會議體系，幫助企業(yè)切實攻克會議的頑疾，提高溝通效率和會議效率。
劉大洋博士的“會議管理培訓”從分析企業(yè)業(yè)務模式入手，了解戰(zhàn)略層面和業(yè)務運營層面的關鍵流程及其運行特點；判斷關鍵流程的管理結構和關鍵決策點，安排會議次序；決策會議與報告報表的對應關系；會議管理流程、管理工具和行政體系；會議體系的信息系統(tǒng)實現(xiàn)。
可以幫助企業(yè)解決企業(yè)運作中的會議時間、決策內容、決策方式的難題；營造企業(yè)的流程與會議、決策與會議及報告與會議的和諧體系，有效提高高層的決策效率；沉淀會議決策，建立高層決策的知識積累框架。

課程大綱
一、開始階段
為什么要開會?
與會者都有誰?
其他形式的會議
時刻牢記會議的目的

二、如何籌備會議
一切都必須圍繞會議的目的進行
誰應該出席會議?
安排會議的具體日期、時間、地點和所需設備了嗎?
制訂會議議程表
明確會議的責任分工
提供其他必要的會前信息
1.確定與會者
確定與會者應該考慮的6大因素
2．選擇開會的時間
選擇開會時間應該考慮的4項因素
3．選擇開會的地點
選擇會議地點要考慮的硬件設施的

4．會場布置
作為會前準備的重要內容之一，會場布置應著重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三種：
① 單向傳遞信息會議的座位排列方式；
② 雙向溝通交流會議的座位排列方式；
③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。
國際標準商務禮儀的會場布置要點
5．擬訂會議日程
擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準備。
一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經會議主席審定后確定，包括：會議內容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。
6．會議通知
在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜后，應該及早印發(fā)會議通知。其內容應包括會議的時間、地點、出席人員、會議內容以及日程等，并且應提示與會者盡早給予明確答復，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。

三、如何對待會議
 1．會議簽到
會議簽到是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數。一般來說，與會者進入會場都要簽到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數后才能召開。而準確及時的人數統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。會議簽到一般形式有4種。
2．會場服務
會場服務的好壞直接關系到會議能否有序進行，好的會場服務是會議順利進行及圓滿結束的必要條件。會場服務工作的內容比較多，主要包括引導座位、分發(fā)會議的文件資料、維持會場秩序、信息傳遞。
3．會議記錄
一般來說，會議都需要有記錄。會議記錄包括兩個部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、與會人員等；第二部分是記錄會議的內容，包括會議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。
會議記錄有以下兩種方法：
（1）摘要記錄。
（2）詳細記錄。

四、高質量完成會議
1.會議的數量控制
在實際工作中，會議的數量經常失控，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。
2.控制會議數量的主要措施
3.建立嚴格的會議審批制度
4.會議的質量控制
5.建立衡量會議質量的標準
6.提高會議質量的7大技巧
7.會議的成本控制

五、結束會議
1．會務工作總結。
對會議組織及服務工作的全過程進行總結，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經驗教訓，避免再次犯錯。同時，對會議工作人員進行表彰與鼓勵。
2.會議簡報
會議簡報是為了方便交流情況。著重反映會議中的重要問題。簡報的印發(fā)數量和發(fā)送范圍應視需要而定。應對會議簡報進行編號，以便于分類歸檔。
3.會議紀要
通常要根據會議宗旨和精神撰寫會議紀要印發(fā)給有關部門。同時，會議紀要必須簡明扼要，語言精練概括，內容全面、條理清晰、主次得當。
4.議定事項的檢查催辦
議定事項的檢查催辦是會后工作的關鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實處。而且它還有利于會后信息的及時反饋。

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